GUNA membina penyelenggaraan sistem kearsipan nasional sesuai arah dan sasaran pembangunan nasional di bidang kearsipan, tim auditor Kearsipan/Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) dinas perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Kabupaten Musi Banyuasin melakukan audit kearsipan pada sekretariat daerah (Setda).
Ketua Tim ASKI, Herawaty menerangkan Untuk jadwal pengawasan kearsipan ini khususnya untuk di bagian sekretariat daerah pihaknya sudah menjadwalkan selama dua hari mulai tanggal 20-21 oktober 2020. Audit sendiri dilakukan di 12 bagian Setda Muba.
“Kemarin sudah kita lakukan di 6 bagian dan hari ini 6 bagian lagi dibagi dua. Dihari pertama yakni bagian umum, bagian hukum, kegiatan ekonomi, bagian kesra, dan bagian pengadaan barang dan jasa (BPBJ) sendiri, dan Alhamdulillah memang masih ada beberapa kekurangannya namun ada juga aspek-aspek tertentu yang sudah siap dan dilaksanakan sesuai dengan tata kearsipan,”ungkap Herawaty ditemui disela pengawasan audit di ruang bagain BPBJ, rabu (21/10/2020).
Dikatakanya,untuk di bagian BPBJ sendiri jauh sebelum ada jadwal audit, pihaknya sudah melakukan pembinaan hal itu dilakukan atas dasar permintaan dari kepala bagian PBJ. Pembinaan yang dilakukan selama satu bulan yakni pembinaan terkait arsip arsip agar dilakukan sesuai standar kearsipan.Selama ini BPBJ sudah mengarsipkan namun belum sesuai dengan standar prosedur kearsipan.
“Sekarang sudah kami arahkan sesuai dengan standar prosedur kearsipan, bisa dilihat dari berkas-berkas yang dilelang yang tersimpan rapi di dalam box arsip, sudah terdata, sudah dibuatkan daftar arsip tersimpan berkas berkas lelang yang bersifat inaktif,”terangnya.
Ia menyebut, bekas lelang yang bersifat inaktif yakni arsip yang frekuensinya sudah jarang digunakan. Jika untuk arsip aktif sendiri di setiap kasi BPBJ sudah kita arahkan sesuai dengan prosedur kearsipan, sebagai contoh arsip tersusun rapi menggunakan biling Kabinet,arsip menggunakan map folder, map gantung dan sudah dibuatkan daftar arsip dan daftar berkasnya semuanya sudah sesuai tata kearsipan.
Lanjutnya, memang masih ada beberapa PR lagi yang belum kami laksanakan dibagian BPBJ, namun saat ini tengah dilakukan proses yaitu pemusnahan arsip. itu bisa dilakukan setelah SK Bupati dikeluarkan.[***]
Ril
