Sekda Tegaskan OPD Palembang, Empat Aturan Arsip Wajib Ada!

SUMSELTERKINI.CO.ID – Seluruh OPD di lingkungan Pemkot Palembang diminta tidak mengabaikan pengelolaan arsip karena sebagai bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat.

Sekda Aprizal Hasyim menegaskan, ada empat aturan kearsipan yang wajib dimiliki setiap OPD untuk memastikan administrasi dan pertanggungjawaban pemerintahan berjalan tertib.

Bukan hanya urusan menyimpan dokumen, arsip menjadi bukti setiap kebijakan, program pembangunan hingga penggunaan anggaran.

Tanpa pengelolaan yang baik, pemerintah akan kesulitan menunjukkan dasar pertanggungjawaban kepada masyarakat.

Pesan itu disampaikan Aprizal dalam kegiatan Penyerahan Laporan dan Piagam Penghargaan Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2026, Selasa (3/11/2026).

Ia menyebutkan, empat instrumen yang wajib dimiliki setiap kepala OPD meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Menurut Aprizal, pengawasan kearsipan internal tidak boleh dipandang hanya sebagai ajang mengejar penghargaan.

Hasil penilaian, katanya harus menjadi alat ukur untuk mengetahui kelemahan sekaligus mendorong perbaikan pengelolaan arsip di masing-masing perangkat daerah.

Terlebih, lanjutnya perkembangan sistem pemerintahan digital menuntut pengelolaan arsip yang semakin tertib. Pemkot Palembang pun terus mendorong pemanfaatan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi).

Namun, penggunaan teknologi tidak serta-merta menjamin pengelolaan arsip sudah berjalan benar. Aprizal mengingatkan, digitalisasi bukan hanya memindahkan dokumen kertas ke bentuk elektronik. Proses penciptaan, penggunaan, pemeliharaan hingga penyusutan arsip tetap harus mengikuti ketentuan yang berlaku.

Ia juga menerangkan pentingnya peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM) pengelola arsip. Selain itu, seluruh rekomendasi hasil pengawasan harus ditindaklanjuti, bukan sekadar menjadi catatan dalam laporan.

Sebagai gambaran, Aprizal memaparkan hasil Pengawasan Kearsipan Nasional 2025 dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Indeks kearsipan kabupaten/kota secara nasional tercatat 62,10, sementara indeks digitalisasi arsip mencapai 79,42 atau meningkat dari tahun sebelumnya sebesar 74,50.

Aprizal turut mengapresiasi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Palembang yang konsisten melakukan pembinaan serta pengawasan internal.

Ia meminta OPD yang memperoleh hasil baik untuk mempertahankan prestasinya. Sementara perangkat daerah yang nilainya belum optimal diminta menjadikan hasil pengawasan sebagai bahan evaluasi dan segera melakukan pembenahan.

Pengelolaan arsip yang tertib dan terintegrasi diharapkan dapat memperkuat transparansi, akuntabilitas, serta kualitas pelayanan publik di Kota Palembang. (***)