Oleh : AsriSUMSELTERKINI.CO.ID, PALEMBANG – Wakil Gubernur Sumsel Mawardi Yahya meminta seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan pemprov Sumsel memperhatikan dan mengutamakan sistem pengarsipan. Hal ini diungkapkan orang nomor dua di Sumsel itu, pada acara penyerahan E-Arsip dengan aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dari Arsip Nasional kepada pemerintah provinsi, di Auditorium Bina Praja, Selasa (16/10/2018).
“Arsip ini sangat penting. Terutama bagi pemerintah Sumsel. Bagaimana sebuah dokumen/arsip sangatlah penting, utamanya bagi generasi mendatang”, jelasnya.
Wakil Gubernur Sumsel Mawardi Yahya mencontohkan, beberapa waktu lalu, di provinsi Sumsel terselenggara beberapa event internasional, seperti Sea Games 2011, Islamic Solidarity Games 2013, Asean University Games 2014, dan terakhir perhelatan akbar olahraga negara se-Asia, Asian Games 2018.
Kegiatan event besar tersebut tentu saja didokumentasikan dan diarsipkan, namun menurutnya jika dokumentasi kegiatan tersebut tidak tersimpan (terarsip) dengan baik, akan menimbulkan permasalahan bagi generasi mendatang untuk mengetahui hajatan tersebut.
“Event-event tersebut jika tidak terdokumentasikan/terarsip dengan baik, bagaimana mungkin generasi mendatang dapat mengetahuinya”, ungkapnya.
Lebih lanjut Wagub Mawardi Yahya menjelaskan, jika selama ini pengadaan barang dan jasa oleh OPD, dilakukan oleh Sekretariat Daerah, dan pengumpulan dokumen ataupun pengarsipan bisa dilakukan dengan mudah pada saat arsip dibutuhkan, namun kini sejak pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan oleh OPD, Wagub meminta agar OPD untuk menyampaikan laporan/arsip pengadaan barang dan jasa ke Dinas Kearsipan.
“Saya minta kepada seluruh OPD, begitu selesai tahun anggaran untuk menyampaikan laporan/arsipnya ke Dinas Kearsipan”, tegasnya.
Mantan Bupati Ogan Ilir, dua periode ini melanjutkan dengan adanya kewenangan di OPD masing-masing, dan di era keterbukaan informasi tentu saja hal ini merupakan tantangan berat bagi pemerintahan Herman Deru – Mawardi Yahya ke depan. Dicontohkan Mawardi, pada era keterbukaan informasi seperti sekarang ini, jika ditemukan kasus ataupun permasalahan yang terjadi pada lima tahun lalu, tujuh tahun lalu, Bahkan kasus yang terjadi pada 15 tahun lalu dapat dibuka kembali di hadapan publik.
Sementara, jika dokumentasi yang dimiliki tidak tersimpan dengan baik, hal ini akan menyulitkan. “Seringkali terjadi kasus/permasalahan pada lima tahun, tujuh tahun lalu, bahkan 15 tahun lalu, dapat dibuka kembali. Sangat disayangkan jika kita (pemprov) tidak memiliki dokumentasi yang baik, ini akan melemahkan pemprov sendiri”, pungkas Mawardi.
Untuk itu, Wagub Mawardi menyatakan pemprov Sumsel siap menerima pendampingan dan penerapan E-Arsip dengan aplikasi Sekda dari Arsip Nasional Republik Indonesia.
Sementara, Kepala Arsip Nasional Mustari Irawan mengatakan sesuai dengan program Nawacita Presiden Jokowi, baru kali ini bidang kearsipan masuk dalam program arus utama.
“Pemerintah telah memberikan perhatian pada bidang kearsipan, dan baru kali ini bidang kearsipan masuk dalam program arus utama”, ujarnya.
Namun demikian, walaupun pemerintah telah memberikan perhatian besar pada bidang kearsipan, realitas yang ada di lapangan sungguh berbeda dan tidak sesuai seperti yang diinginkan. Diungkapkan Mustari, terdapat 19 provinsi yang pengelolaan arsipnya buruk.
Sejauh ini bidang kearsipan sering dianggap remeh dan masih dalam posisi termarginalkan. Padahal arsip memiliki peranan penting, bahkan jika diibaratkan arsip adalah darah. Jika lalai terhadap pengarsipan bisa dipastikan organisasi tersebut menuju kematian.
Mustari mencontohkan, bagaimana di satu provinsi kehilangan arsip, sementara di lokasi tersebut telah dibangun kantor Walikota dan saat terjadi gugatan oleh masyarakat, dimenangkan oleh masyarakat. Hal ini disebabkan karena pemerintah tidak bisa membuktikan dan provinsi tersebut tidak memiliki sistem pengarsipan yang baik.
Ditambahkan Mustari Irawan, dengan adanya E-Arsip dengan SIKD, diharapkan agar setiap lembaga memiliki arsip dan tatakelola yang baik, “Aplikasi ini mendorong agar setiap lembaga kearsipan memiliki arsip dan tata kelola yang baik”, katanya.
Ada 4 resume untuk sistem pengarsipan, yang pertama, Bagaimana cara menentukan sistem pengarsipan, kedua adalah pengklasifikasian arsip, diharapkan seluruh OPD untuk bisa menyusunnya, ketiga adalah jadwal resensi arsip (penentuan umur arsip), dan keempat sistem keamanan akses dinamis arsip, yaitu menentu arsip mana saja yang bisa di akses masyarakat, mana yang tidak bisa di akses masyarakat. Resume pengarsipan tersebut sah & di atur dalam Undang-undang.
Mustari meminta agar pengelolaan arsip dapat dimasukkan pada Lakip (Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah), “Pengelolaan arsip didorong untuk masuk pada lakip. Kalau pengelolaan arsip buruk, maka tidak dapat diberi nilai B”.
Dilanjutkan Mustari, Sumsel diberikan aplikasi E-arsip untuk mendukung tata laksana pemerintahan, dengan sistem arsip yang terdigitalisasi. Aplikasi tersebut harus digunakan oleh Dinas Kearsipan dan dinas lainnya.[**]
