KEPALA DPK Muba Drs Yohanes Yubhar MM mengatakan berdasarkan peraturan kepala arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 15 tahun 2009 tentang aplikasi SIKD dan Sistem Informasi Kearsipan Statis, pihak ANRI telah menyiapkan aplikasi untuk mempermudah dalam proses persuratan dan tata naskah dinas serta kearsipan.
SIKD adalah pengelolaan dokumen atau arsip sejak penciptaan hingga penyusutan arsip yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi.
Aplikasi ini adalah proses surat masuk dan surat keluar melalui teknologi informasi dan komunikasi bahkan sampai proses penandatanganan secara digital.
“Selain ANRI aplikasi ini sudah digunakan oleh Mahkamah Konstitusi RI, yang mana saat ini engkau menjadi yang terbaik dalam menggunakan aplikasi SIKD. Hasil kami studi ke MK kami melihat bahwa proses surat masuk, disposisi, pembuatan surat atau naskah dinas lainnya dan penandatanganan surat atau naskah lainnya semua diselenggarakan secara elektronik. Dalam 3 tahun terakhir MK sudah sangat berkurang dalam penggunaan kertas (paperless),” ungkap Yohanes.
“Aplikasi ini juga sudah kami uji coba bersama dengan Dinas Komunikasi dan Informatika namun hanya terbatas pada surat masuk terlebih dahulu, belum sampai pada tahap tanda tangan digital,” imbuhnya.
Lebih lanjut ia mengatakan DPK dan Dinkominfo Muba dengan disupport oleh pihak ANRI dan MK RI mengusulkan kepada Bupati Muba agar dapat memanfaatkan aplikasi sig di ini dalam proses persuratan dan naskah dinas lainnya di lingkungan Pemerintah Kabupaten Musi Banyuasin.
Dengan beberapa pertimbangan diantaranya aplikasi gratis diberikan oleh pihak ANRI dan bersifat open source artinya aplikasi dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan masing-masing instansi, kemudian sudah teruji dan berhasil, terbukti sudah diterapkan oleh salah satunya MK yang sudah sangat baik dan banyak pengembangan pada aplikasi sikd tersebut.
Selanjutnya menghemat dalam penggunaan kertas dan alat tulis kantor lainnya, mudah untuk diaplikasikan dimana saja dan kapan saja tanpa mengenal waktu dan tempat, arsip menjadi tertata dengan baik dan mudah untuk ditelusuri kembali karena data atau dokumen tersimpan secara elektronik, dan manfaat aplikasi SIKD dari awal perencanaan atau pembuatan naskah, memenuhi tuntutan pimpinan akan kecepatan dan ketepatan, memudahkan aksesbilitas serta menjamin akuntabilitas, menuju paperless society juga menghemat ruangan atau sarana prasarana dan dapat meningkatkan pelayanan umum.
“Untuk tahap awal kita masih menggunakan tanda tangan seperti biasa, namun ke depannya kita akan menerapkan tanda tangan secara digital untuk semua perangkat daerah sambil kita melakukan persiapan kearah sana,” ucap Yohanes. [**]
Penulis : ril
