MENUJU pelayanan e-paper, Pemerintah Kota Palembang saat ini telah mengembangkan sebuah aplikasi terbaru yakni Sistem Informasi Naskah Dinas (Sindi).
Saat ini beberapa dinas telah menerapkan aplikasi ini yang bertujuan untuk mempermudah semua pekerjaan atau naskah atau surat menyurat yang ada di Dinas.
“Sindi ini adalah sistem ketatalaksanaan surat menyurat di lingkungan pemerintah kota Palembang,” ujar Kepala Dinas Kominfo Kota Palembang, Yanuarpan Yany , Kamis (30/1).
Ia mengatakan Sindi ini sebuah aplikasi yang dibuat oleh Dinas Kominfo kota Palembang yang sudah berjalan tiga bulan ini.
“Alhamdulilah aplikasi ini sudah berjalan cukup baik karena dengan adanya sistem ini surat-menyurat ini dapat lebih cepat diterima ,” jelasnya.
Bahkan membuat waktu lebih fleksibel sehingga dapat diakses 24 jam dan langsung ditanda tangani secara elektronik oleh kepala dinas atau yang bersangkutan.
Ia menjelaskan secara merinci, untuk teknisnya yakni surat masuk ke TU nanti operator TU akan menscan surat tersebut dan diteruskan masuk ke aplikasi sehingga langsung diterima.
“Jadi surat akan masuk ke kotak masuk dan nanti akan saya teruskan ke seketaris atau kabid sehingga langsung dapat diterima,” ungkap dia.
Lanjut dia, ia pun dapat bisa memantau surat tersebut apakah sudah ditindak lanjuti oleh staffnya atau belum.
“Jadi saya juga bisa cek dan jika belum direspon atau jawab kan bisa saya langsung lihat,” jelasnya.
Dengan adanya aplikasi ini memudahkan sekali sehingga berkas atau surat yang masuk langsung segera direspon secara cepat.
“Jadi tak ada lagi tumpukan berkas atau surat diatas meja karena semuanya langsung secara mobile. Ketika saya berada diluar kota pun semua berkas atau surat yang masuk bisa langsung ditanda tangani tanpa perlu menunggu saya pulang jadi benar-benar fleksibel,” ungkap dia.
Bahkan berkas pun dipastikan akan tersimpan didalam draft dan tak akan hilang. “Untuk keamanan dijamin semua berkas ada, tinggal di klik saja kalau kita ingin mencari berkas kapan saja yang telah masuk,” beber dia.
Saat ini, lanjutnya beberapa dinas telah menggunakan aplikasi Sindi yakni seperti di Seketariat, DPMPTSP, Bappeda, Dinas Pariwisata, Dinas Pemuda dan Olahraga, dan Dinas Pemberdayaan Perempuan dan Keluarga Berencana Kota Palembang.
“Sedangkan untuk tahap yang sedang proses yakni Dinas Pertanian, Disdukcapil, PUPR, Peternakan, Pera KP, dan Dinas Koperasi,” jelasnya.
Ia menargetkan tahun ini semua dinas akan menerapkan sistem ini sehingga semua terkait ketatalaksanaan surat-menyurat di Dinas dapat lebih cepat.
“Insya Allah akan segera kita launching juga aplikasi ini dalam waktu dekat,” pungkasnya. [***]
